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所謂的檔案回頭看，就是讓員工在停診期間，雖然沒有客戶來看牙，但是也不能閑著，可以根據以前的客戶檔案資料查找潛在的客戶；給之前的客戶打電話聯系，關心客戶的口腔健康狀況，及時更新客戶的口腔健康檔案；在電話里幫客戶解決一些問題，跟客戶預約好，等開診的時候再給客戶看牙。

員工在家或者在停診期間也是加強內部訓練的好時機，比如互相監督學習，互相監督模擬訓練，互相監督模擬接診等。這樣可以避免客戶激增的時候能夠應付得來。同時，可以組織員工進行線上培訓，通過督促員工自我學習，加強內功修煉，讓員工的知識儲備更加的充足。

停業雖然影響效益，但也可以看作是一次提升內部經營能力的機會，口腔診所的負責人可以通過遠程會議的形式，和員工們一起討論工作中出現的問題，讓大家對經營和客戶有更深層次的思考和分析，要分析現在客戶的情況，提前幫一些客戶設計好方案，這樣客戶來診所的時候，團隊才可以更好地服務好客戶。